Cabinet de Formation Thierry TOURNEBISE
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FORMATION

Entreprises, administrations - Établissements de soins

Entretien d'évaluation

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1 OBJECTIFS

2 PUBLIC

3 MOYENS

4 PROGRAMME

Qualité de la communication

Le management

L'entretien d'évaluation

ACTION

Articles allant avec ce thème    Le danger de convaincre   La reformulation   Assertivité  la bonne distance dans le management  Le piège de l'empathie  

 

1 Objectifs

Accroître son aisance en entretien individuel

Mieux réaliser les entretiens d'évaluation

Savoir évaluer et recentrer sans altérer la motivation de son collaborateur

Mieux gérer les situations délicates

2 Public

Cette formation est destinée à tout  personnel d'encadrement d'un l'établissement 

Innovante pour les personnes expérimentées  
Accessible sans acquis préalables

 

3 Moyens

I) Pédagogie

Toutes les formations comportent:

Une partie théorique (exposé, illustrations, interactivité)
Une partie action (expérimentation des situations).
 

Les informations pédagogiques, qui sont communes à tous les thèmes, sont regroupées sur une autre page (pour ne pas alourdir la lecture de celle-ci). Pour ouvrir la page "pédagogie", cliquez ci dessus sur théorie ou sur action. 

II) Durée

Cette formation peut se réaliser en 4 ou 6 jours  selon le degré de précision souhaité (en deux ou trois sessions)

Pour plus de détails sur le choix de la durée, des indications sont regroupées sur une autre page (afin de ne pas alourdir la lecture de celle-ci). Pour ouvrir la page "Durée" cliquez ci-dessus sur durée.

4 Programme

I) Qualité de la communication

Être avant de faire

Rôle essentiel de l’état d’esprit dans la communication. Volontairement ou à notre insu, il génère le non verbal qui représente 90% de l’information échangée. Ce non verbal découle plus d’une façon d’être que d’une façon de faire.

Etre communicant signifie être ouvert. Par contre être relationnel signifie être relié, relatif, dépendant ! Quand nous disons " j’ai des relations ", c’est plus pour parler de ceux dont nous pouvons nous servir, que de ceux envers qui nous avons une ouverture d’esprit. Être communicant, c’est plus d’authenticité et de chaleur humaine, avec moins de vulnérabilité car moins d’affectivité. Ces nuances seront développées avec précision.

Conséquences sur les échanges

L’information est mieux perçue et mieux utilisée. Elle est proposée et accueillie plutôt qu’imposée et subie car on est plus communicant (plus d’ouverture, de chaleur et d’efficacité) et moins relationnel (moins d’affectivité et d’émotion).

Respect des trois étapes fondamentales de la communication : recevoir, comprendre, accueillir. La reformulation, ne vérifie que la compréhension. Pour que les échanges soient convenablement exploités, il faut aussi vérifier l’accueil (vérifier si l’interlocuteur accepte ce qu’il a compris).

Les déformations de sens sont mieux recentrées car être communicant c’est accorder plus d’importance à l’individu qu’à l’information. Respect et partenariat permettent d’éviter les mécanismes de défense, l’affectivité, les contresens et les rumeurs.

Le stress et les réactions émotionnelles sont mieux gérées. Capacité à mieux élargir le champ de ce qui peut être entendu. Capacité à mieux se faire comprendre.

Moins de mirages relationnels. Perception plus juste des personnes et des propos. Moins de vulnérabilité à l’apparence des situations.

Pour plus de détails cliquez sur la formation en communication  

II) Le management

Équipe et partenariat

Ce que signifie " faire vraiment équipe avec quelqu’un ". Notion d’équipe dans le cadre d’un entretien individuel.

Aider à faire préciser une remarque, un inconfort ou un désaccord sans jamais se réfugier dans des " réponses toutes faites ". Mieux gérer les divergences et les erreurs de façon constructive et valorisante plutôt que par des échappatoires.

Donner un ordre et gérer le retour verbal et même non verbal qui en résulte parfois. Ne pas ignorer le non verbal.

Motivation

Être plus capable d’entendre des demandes ou des remarques auxquelles on ne peut apporter de réponse favorable ou de satisfaction. Éviter l’attitude de fuite qui génère une totale démotivation.

Donner une qualité d’attention qui permettra la motivation authentique et durable. Affirmation de soi et respect d’autrui, écoute réelle sans se laisser envahir.

Démystifier la notion fausse de " positif " et " négatif " : être positif c’est reconnaître la réalité des faits, être négatif, c’est être dans la négation de la réalité des faits. Celui qui affirme que tout va bien quand ce n’est pas le cas est " négatif " et déstabilisant !

Bien différencier le producteur de sa production. Celui qu’on est c’est " quelqu’un ". Ce qu’on produit, c’est " quelque chose ". La valeur de la production doit être discutée sans détour ni hésitation afin d’optimiser le service. L’individu, lui, doit être considéré en tant que partenaire et interlocuteur et non comme une valeur mesurable sous peine de produire une démotivation fulgurante !

III) L’entretien d’évaluation

Entretien individuel

Entretiens par opportunité et entretiens par rendez-vous.

La distinction producteur/production permet d’optimiser le partenariat pour une critique saine et constructive du service. On cesse de dire " il faut savoir se vendre " car un individu ne se vend pas, il vend ce qu’il produit.

Gérer les tensions et conflits dans l’équipe. Conflits de travail et même conflits de personnes quand la situation le justifie. Comment gérer un conflit sans prendre partie et sans faire de perdant.

Gérer les tensions inter service. Notion systémique. Rôle de chacun dont le travail dépend d’un autre.

Tout en respectant certaines limites, ne pas ignorer les situations personnelles quand elles sont évoquées. Savoir aller aussi loin que nécessaire sans jamais dépasser les seuils d’indiscrétion. Définition de ce que sont les seuils d’indiscrétion.

La qualité de la production

Ce point est aisé dans la mesure où on sait mesurer l’écart entre ce qui est souhaité et ce qui est réalisé . Clarifier ce qui doit être produit (objectif clair). Ceci concerne les actes techniques liés à la fonction de la personne. Élaborer en partenaire une stratégie de recentrage.

La qualité des connaissances

Ce point suppose que les connaissances nécessaires à la fonction sont bien identifiées. Quand une insuffisance technique est pointée, discuter comment y remédier (généralement par de la formation adaptée).

La qualité des comportements

Bien que plus délicats, ces points doivent faire l’objet d’un partage précis, mais sans jugement ni dévalorisation. L’analyse des comportements concerne la communication, la vie sociale, les retards, la motivation, la participation aux projets, les conflits dans l’équipe ou avec les autres services, le comportement avec les usagers, les clients …etc. 

Ce point est le plus délicat car il risque de toucher à la personne. Il ne suffit pas d’y énoncer des critiques, mais dans un réel partenariat de réaliser trois étapes :

1-Exposer le problème qu’on a observé en accordant au collaborateur qu’il a forcément une raison. Expliquer sans détour notre difficulté compte tenu de son problème (même si son problème est un problème personnel).

2-Aider le collaborateur à exposer sa raison dans la limite du respect des seuils d’indiscrétion. Dans cette formation, la notion de seuil d’indiscrétion sera définie avec précision.

3-Analyser en partenaire avec lui comment remédier à la difficulté. Aider le collaborateur à évoquer les solutions auxquelles il pense (c’est cela la Ressource Humaine) plutôt que de se précipiter pour lui proposer nos solutions à nous.

Fréquence et qualité

La qualité des entretiens fait la qualité de l’équipe. La tâche n’est pas toujours aisée pour le cadre, mais elle est fondamentale. L’entretien d’évaluation annuel ne doit pas être la seule rencontre. Si la dimension de l’équipe le permet, de nombreux entretiens doivent jalonner l’année selon les opportunités (toujours dans le respect des règles de la communication énoncées ici).

5 Action

La partie théorique, aussi illustrée et interactive soit-elles ne peut permettre d'accéder à toutes les nuances.

Des nuances importantes et précises sont expérimentées dans la partie action. 
Le déroulement se fait de façon progressive et dans le respect des qualités de chacun. 
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